En strategisk planering avgör en organisations riktning/kurs och ger klarhet om den tillhörande beslutsprocessen. Strategisk planering är inriktad på tilldelning av medel, kapital och människor för att genomföra denna kurs.
Sammanfattning
Strategi och planering av densamma kan många gånger kännas utmanande att få fäste i en organisation eller i delar av organisationen. En enkel, men långt ifrån den enda, kan vara att definiera vad strategi är. Den enklaste vi stött på och som känns attraktiv är ”bestämma hur vi ska vinna på vår marknad den kommande tidsperioden”.
Varje del eller enhet inom en organisation har olika roller och befinner sig på olika nivåer. Därför har också varje enhet olika fokus och även olika metoder och verktyg för sitt strategiska arbete. ”Corporate Strategy” fokuserar på organisationen som helhet, affärsområdesstrategi fokuserar på ett specifikt område eller marknad medans teamets strategi fokuserar på hur en mindre grupp ska bidra till att organisationen når sina övergripande mål och syften.
Vad är strategisk planering?
Vilken riktning tar en organisation och varför?
En strategisk planering avgör en organisations riktning/kurs och ger klarhet om den tillhörande beslutsprocessen. Strategisk planering är inriktad på tilldelning av medel, kapital och människor för att genomföra denna kurs. Genom att svara på minst en av de tre frågorna nedan kommer företaget att ha en klar uppfattning om sin strategi:
- Vad ska vi göra?
- För vem gör vi det?
- Hur väl presterar vi och vad utmärker vi oss inom?
Långsiktiga
Många organisationer ser strategisk planering som en process för att definiera sin långsiktiga riktning. Denna tidsperiod kan ta fem år men kan förlängas upp till 20 år. Det är viktigt för organisationer att bestämma sin nuvarande position först och sedan överväga hur de kan uppnå önskad situation. Ett sådant tillvägagångssätt kallas den faktiska / målsituation. En strategisk plan för framtiden är kopplad till det avsedda resultatet.
Mission, vision och värderingar
Många organisationer börjar med att utarbeta en vision och uppdragsbeskrivning och använda dessa som grund för utformningen av mål och syften. Det finns en tydlig skillnad mellan mission och vision:
Mission / Uppdragsbeskrivning
En uppdragsbeskrivning definierar orsaken till att en organisation existerar och hur den kommer att överleva. En uppdragsbeskrivning kan upprättas för en viss organisation. Den kan utformas på lång sikt eller för varje fas av organisationsutvecklingen (på kort sikt). Syftet med uppdragets tidslinje är att fullfölja organisationens mål och vid behov justera dem. Uppdragsbeskrivningen mission statement kan hjälpa de anställda att uppnå väldefinierade mål, förutsatt att dessa är SMART:a mål (specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidssatta).
Vision
Visionenförklaringen är den strategiska delen som definierar den avsedda framtida tillstånd av en organisation. I visionsförklaringen beskrivs de grundläggande och specifika målen, och dessa kommer att utgöra en ram för beslutsprocessen. Begreppet ”vision” är inriktad på den långsiktiga för vilken en organisation skapar en bild av framtiden.
Värderingar
Värderingar eller kärnvärden är inbäddade i tron att ett företag delar med alla berörda parter. Dessa värden driver den önskade kulturen i en organisation och påverkar dess prioritetsinställning.
Strategisk planeringsprocess
En uppdragsbeskrivning kan ses som ett grundläggande begrepp för att uppnå visionen, och detta måste vara i samförstånd med en organisations kärnvärden. Dessa kärnvärden har ett direkt inflytande på organisationens framgång. Men vad ska skrivas först, uppdragsbeskrivningen eller visionen? Detta beror på ett antal faktorer. För ett nystartat företag eller en ny produkt är visionen den vägledande principen, där resten är en del av den strategiska planeringen. I ett etablerat företag åtföljer uppdragsbeskrivningen visionen och resten av den strategiska planen. Det är mycket viktigt att man, förutom de grundläggande målen, tar hänsyn till organisationens nuvarande situation. Interna resurser och styrkor och/eller svagheter måste beaktas samt yttre omständigheter (möjligheter och/eller hot) och den kurs som ska antas. Det är mycket viktigt att det önskade resultatet framgår redan från början.
Företagskultur
För att kunna arbeta effektivt måste en vision helt införlivas i organisationskulturen. Chefer kan falla tillbaka på visionen och kommunicera detta till de anställda. Chefer kan vara förebilder med avseende på den avsedda visionen och kärnvärdena och skapa kortsiktiga mål. Uppdragsbeskrivningen ska utvärderas kontinuerligt både internt och externt, där den interna utvärderingen ska inriktas på hur medlemmarna tolkar uppdragsbeskrivningen inom organisationen.
Olika nivåer
Strategisk planering kan översättas till mål som måste utföras inom en organisations olika hierarkier. Strategiska mål är grunden för andra taktiska mål inom en organisation. Dessa taktiska mål ligger i sin tur till grund för målen för mer operativa mål. För varje hierarkisk nivå är det viktigt att överväga ”hur” eller på vilket sätt målet måste genomföras utan att huvudmålet går förlorat. Därför måste frågan ”varför vi gör detta” ställas. På detta sätt kommer alla nivåer i organisationen att vara av samma uppfattning och som ett resultat kommer alla att arbeta med missionen i åtanke.
Verktyg för strategisk planering
Flera modeller kan användas för strategisk planering. Exempel är SWOT-analysen (styrkor, svagheter, möjligheter till hot), DESTEP-analys (demografiska, ekonomiska, sociala, tekniska, ekologiska och politiska aspekter), STEER-analys (Socio-kulturella, Teknologiska, Ekonomiska, Ekologiska och lagstadgade faktorer), och EPISTLE (miljömässiga, politiska, information, sociala, tekniska, rättsliga och ekonomiska aspekter).
Kärnaktivitet
Strategisk planering är en mycket viktig kärnverksamhet inom både vinstdrivande företag och ideella sektorer och används både formellt och informellt. Strategisk planering, scenarioplanering och beslutsprocesser måste sluta med konkreta mål och en tydlig stegvis plan så att de avsedda målen kan förverkligas. Strategisk planering handlar alltid om önskat slutresultat, långsiktig planering, politik, mål och syften, strategier, kärnvärden, taktik och konkreta åtgärder.
Vad är strategi?
Strategi har studerats, utvecklats och konstruerats modeller för under en lång rad av år. Dock har ännu så länge ingen klar och entydig definition slagit fast vad strateg egentligen är. En enkel förklaring till detta kan vara att olika människor tänker olika kring just vad strategi är, hur det kan tillämpas, när det är användbart och vem som formulerar strategin.
En del människor hävdar till exempel att man måste analysera nuläget omsorgsfullt, förutse förändringar på marknaden eller inom industrin och med detta som utgångspunkt planera för hur den egna organisationen ska lyckas i framtiden. En del, menar istället, att just framtiden är svårförutsägbar eller omöjlig att förutse och menar att strategisk planering utvecklar man organiskt under hand.
Författarna till boken ”Exploring Corporate Strategy” menar att strategi anger i vilken riktning organisationen ska i det långa perspektivet och samtidigt beskriver vilka resurser som behöver allokeras för att möta behoven och efterfrågan från marknaden och intressenter.
Michael Porter (strategiguru), professor vid Harvard Business School understryker just behovet av strategi för att definiera och kommunicera en organisations unika position och hävdar samtidigt att organisationen bör bestämma hur organisatoriska resurser, kompetenser och färdigheter ska kombineras och sättas samman för att skapa vinnande konkurrensfördelar.
Det kommer alltid att finnas en uppsjö av filosofier, modeller och tankar om hur organisationer bäst ska konkurrera, utvecklas eller formas för framtiden. En bra tanke och om vi uttrycker så, medskick, kan vara att reflektera över att olika nivåer och sammanhang behöver olika tillvägagångssätt och verktyg.
Till exempel har många framgångsrika och produktiva organisationer ”företagsstrategier” för att förstå och se ”the big picture” och med forma framtiden. I dessa organisationer finns oftast sedan en ”affärsområdesstrategi” som ansvariga chefer använder för att konkurrera på respektive marknad. Vidare har varje avdelning eller enhet en strategi som vägledning i det dagliga arbetet som hjälp med att driva organisationen i rätt riktning.
Oavsett nivå och ansvar kan strategisk planering definieras som t.ex. ”Hur vi vinner på marknaden i framtiden”.
Nedan följer ett resonemang och lite fördjupning och hur respektive nivå i en organisation kan bidrag till att utveckla strategisk planering inom en organisation.
Företagsstrategi
I affärsdrivande verksamheter betyder oftast ”företagsstrategi” eller ”Corporate strategy” den övergripande strategin för organisationen som i sin tur består av ”affärsområden” eller ”divisioner” som opererar på flera marknader. ”Företagsstrategin” stakar ut hur organisationen som helhet ska stödja och förstärka värdet inom affärsområdena så att det ger svar på frågan; ”hur kan vi strukturera den övergripande affären så att alla dess ”affärsområden” kan skapa mer värde tillsammans än var och en för sig”.
Organisationer kan utföra detta genom att bygga stark intern kompetens, byta information och kunskap om teknologi och resurser inom affärsområdena, genom att bygga starka varumärken, skapa kostnadseffektiva processer o.s.v.
På den här nivån av strategisk planering är vi engagerade i hur organisationens affärsområden eller divisioner ska passa amman och förstå hur dess resurser ska användas för att skapa bästa möjliga värde för organisationen. I detta strategiska arbete finns flera valmöjligheter till verktyg och modeller. Några av dessa är t.ex. Porters Generiska Strategier, Bostonmatrisen, ADL-Matrisen och VRIO Analys. Alla dessa modeller kan vara till hjälp i strategisk planering på nivån ”företagsstrategi” eller ”Corporate strategy”.
Organisationsdesign är en annan möjlig strategisk modell som kan vara användbar på den övergripande nivån. Denna modell kan vara ett sätt och stöd med att identifiera hur organisationen på bästa sätt kan skapa struktur i företaget, för din personal och andra resurser – allt för att skapa konkurrensfördelar och understödja långsiktiga strategiska mål.
Affärsområdesstrategi
På nivån affärsområdesstrategi planerar man oftast med hur organisationen på bästa sätt kan konkurrera på olika marknader eller affärsområden. Viktiga frågor att ha med sig är; hur ska vi bli bäst och vinna på denna marknad eller affärsområde. Det är viktiga att komma ihåg att strategier som utvecklas på den här nivån måste synkroniseras med det syften och mål som identifieras på företagsnivå eller ”Corporate level”
Konkurrensanalys som oftast innebär att samla in kvalificerad information om konkurrenterna kan göras på många olika sätt. Ett sätt är att använda metoden/modellen ”competetive intelligence” för ett strukturerat angreppssätt inom ett affärsområde. Likaså är det viktigt att se över vilka kärnkompetenser som finns inom den egna organisationen och då kan ”core competencies”–modellen vara till hjälp för hur din organisation på bästa sätt kan mobilisera dina kompetenser och på sätt möta kundernas förväntningar. Vidare kan en ”USP-analys” vara lämplig att genomföra för att förstå hur din organisation bättre kan stärka din konkurrenssituation.
En god idé är också att genomlysa vilka alternativ som finns och möjligheter som går att identifiera genom att använda sig av ”Porters Five Forces”, vilket får anses som oundvikligt i dessa sammanhang. En klassisk ”SWOT” hjälper till att förstå och identifiera möjligheter och hot på den aktuella marknaden.
Notera
För mindre organisationer, affärsområden eller motsvarande kan mycket väl företagsstrategi och affärsområdesstrategi överlappa varandra eller rentav vara samma sak. Allt beror naturligtvis på storlek och organisation. Under alla omständigheter så bör en strategi utvecklas på varje marknad organisationen verkar. Som alltid är det dock viktigt att varje affärsområde är synkroniserat med organisationens övergripande strategi och inte minst i ett varumärkesperspektiv.
Allt handlar om att varje enhet eller uppdelat ansvar inom organisationen förstår och arbetar i samma riktning så att alla bidrar, oavsett på vilken nivå man är, till samma måluppfyllelse och resultat. En väl utvecklad samsyn kring dessa frågeställningar inom en organisation leder fram till produktiva och högpresterande medarbetare. Nu kommer vi till några basala element som handlar om mission, vision och värderingar som bör vara helt definierade och klara.
Team Strategi
För att kunna genomföra en bra företags- och affärsområdesstrategisk planering måste även varje mindre gruppering eller ”team” arbeta tillsammans. Varje team har olika roller i arbetet med att bidra till organisationens framgång och konkurrenskraft. Därmed måst också varje team ha en strategi för hur detta ska gå till.
Teamets strategi måste leda fram till hur organisationen övergripande (Corporate) strateg och affärsområdes strategi ska uppnås så att teamet ger support och förstärker varandra till framgång inom organisationen.
Det finns en mängd olika tillvägagångssätt och modeller för att få mindre enheter eller team att framgångsrikt ta fram strategier som understödjer organisationens övergripande mål och strategier. Till exempel kan ”Team charter” var ett sätt, ett annat sätt kan vara att tillämpa ”Management by Objectives” och även använda ”Key Performance Indicators”
För att en organisation ska arbeta mot samma mål behövs effektiva operativa arbetssätt fungera på alla nivåer i organisationen så att de överordnade strategiska vägvalen har full support. På teamnivå kan till exempel aktiviteter som analyserar “Supplier management”, “Kvalitet” och ”Operational excellence” vara en hjälp i arbetet med att skapa och forma effektiva team och arbetsgrupper.
Lämna en kommentar